Sommario

Cenni preliminari
Informazioni su Posta in arrivo Team
Informazioni su Posta in arrivo

Informazioni sull'elenco delle attività

Utilizzo di Posta in arrivo
Accettazione o rifiuto di una richiesta Assegna team
Risposta a un messaggio di Aggiorna team
Risposta a un messaggio di Stato del team

Gestione dei messaggi nell'elenco delle attività
Aggiornamento delle attività nell'elenco delle attività
Salvataggio delle modifiche dell'elenco delle attività
Eliminazione delle attività dall'elenco delle attività
Invio dello stato di aggiornamento delle attività al manager del gruppo di lavoro

Modifica delle impostazioni
Modifica della password del gruppo di lavoro
Modifica del periodo della relazione e inserimento dello straordinario

Chiusura della sessione
Chiusura della sessione senza uscire dal browser




Informazioni su Posta in arrivo Team

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Se i manager e i membri del gruppo di lavoro utilizzano un sistema Web (ovvero una rete Intranet o Internet) per lo scambio di comunicazioni, devono poter accedere allo stesso server Web. Quando il manager del gruppo di lavoro configura Microsoft Project per comunicare attraverso un sistema Web, nel server Web viene installata automaticamente Posta in arrivo Team. Il manager del gruppo di lavoro potrà quindi utilizzare Microsoft Project per inviare ai membri del gruppo i messaggi del gruppo di lavoro, ad esempio le assegnazioni delle attività. Tali messaggi verranno inviati a Posta in arrivo Team.

I membri del gruppo di lavoro potranno quindi utilizzare un browser Web per aprire Posta in arrivo Team, in modo molto simile a quanto avviene per un normale sito Web. L'unica differenza consiste nel fatto che Posta in arrivo Team viene aperta solo se vengono forniti i dati richiesti nella schermata di accesso ed è quindi un sito protetto. In Posta in arrivo Team i membri del gruppo di lavoro possono visualizzare, in un'interfaccia simile a quella di un'applicazione per la posta elettronica, i messaggi a loro inviati dal manager del gruppo. Quando i membri del gruppo rispondono ai messaggi, le risposte vengono riconosciute durante la verifica automatica della presenza di nuove informazioni in Posta in arrivo Team e viene quindi inviato un messaggio di avviso al manager del gruppo di lavoro. A questo punto, il manager del gruppo potrà utilizzare Posta in arrivo Web per visualizzare le risposte all'interno di Microsoft Project e quindi aggiornare la programmazione di conseguenza.

Per impostazione predefinita, Posta in arrivo Team funge da postazione remota. I membri del gruppo di lavoro che la utilizzano non accedono ad essa da Microsoft Project. Al contrario, utilizzano Posta in arrivo Team semplicemente come strumento per ricevere e verificare le assegnazioni delle attività attraverso un'Intranet o Internet e per inviare gli aggiornamenti al manager del gruppo.

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Informazioni su Posta in arrivo

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I messaggi del gruppo di lavoro inviati dal manager vengono ricevuti dai membri del gruppo di lavoro in Posta in arrivo. Come nella maggior parte dei programmi di posta elettronica, nelle colonne di Posta in arrivo vengono visualizzate informazioni su ciascun messaggio. Di seguito sono elencate le categorie di informazioni fornite.

Categoria Descrizione
Apertura Visualizza un'icona che indica se il messaggio è stato aperto. Se il messaggio non è stato aperto, viene visualizzata l'icona di una busta chiusa. Se il messaggio è stato aperto, viene visualizzata l'icona di una busta aperta. Se un messaggio aperto contiene dati salvati, viene visualizzata l'icona di una busta aperta con una graffetta. È possibile fare clic sull'icona per aprire il messaggio.
Da Indica il nome del manager del gruppo di lavoro che invia il messaggio, come specificato nell'istanza di Microsoft Project del manager del gruppo di lavoro.
Progetto Indica il nome del file di Microsoft Project dal quale il manager del gruppo di lavoro invia il messaggio.
Oggetto Indica il tipo di messaggio inviato dal manager del gruppo di lavoro. In questo campo viene visualizzato il testo digitato dal manager del gruppo di lavoro nel campo Oggetto durante la creazione del messaggio. Se il manager del gruppo di lavoro non modifica il testo predefinito durante l'invio dei messaggi, il campo conterrà uno dei seguenti testi:
  • Assegna team, per l'assegnazione di una nuova attività.

  • Aggiorna team, per un aggiornamento della programmazione che ha effetto su un'attività assegnata.

  • Stato del team, per la richiesta di una relazione sullo stato di un'attività assegnata al destinatario
Assegnato Indica il numero di attività a cui si riferisce il messaggio. Se, ad esempio, si riceve un messaggio di Assegna team con 3 nel campo Assegnato, significa che vengono assegnate tre nuove attività dal manager del gruppo di lavoro.
Ricevuto Indica la data e l'ora di ricezione del messaggio in Posta in arrivo Team.

Nota Dopo aver accettato l'attività, i messaggi di Assegna team vengono rimossi da Posta in arrivo e spostati nell'elenco delle attività. I messaggi di Stato del team vengono eliminati da Posta in arrivo Team dopo aver risposto al manager del gruppo di lavoro. I messaggi eliminati vengono rimossi da Posta in arrivo Team.

Suggerimenti

Per aggiornare Posta in arrivo e controllare i nuovi messaggi arrivati dal primo accesso a Posta in arrivo Team, fare clic su Aggiorna Posta in arrivo sulla barra delle operazioni a sinistra di Posta in arrivo Team.

Per aprire Elenco attività, fare clic su Elenco attività sulla barra delle operazioni a sinistra di Posta in arrivo Team.

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Informazioni sull'elenco delle attività

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Quando si accetta un'attività assegnata dal manager del gruppo di lavoro, l'attività viene rimossa da Posta in arrivo e inserita nell'elenco delle attività. Durante lo svolgimento delle attività, è possibile aprire l'elenco, aggiornare le attività e salvare gli aggiornamenti senza inviarli oppure inviandoli immediatamente al manager del gruppo di lavoro che li salverà nell'elenco delle attività.

Pulsanti dell'elenco delle attività

Nell'elenco delle attività sono disponibili vari pulsanti che consentono di gestire le attività visualizzate.

Pulsante Descrizione
Invia Invia al manager del gruppo di lavoro gli aggiornamenti ai gruppi di attività per i quali sono state selezionate le caselle di controllo nella prima colonna da sinistra, nella cui intestazione è visualizzata l'icona di una busta.
Salva Salva le modifiche apportate alle attività.
Elimina Elimina le attività per le quali è stata selezionata la casella di controllo Elimina.
Opzioni Visualizza le impostazioni che consentono di modificare le opzioni per l'elenco delle attività, ad esempio il periodo per il quale si desidera creare relazioni, la modalità di suddivisione del periodo (per giorni, per settimane o per l'intero periodo), l'inserimento o meno dello straordinario e quale è il primo giorno della settimana.

Colonne dell'elenco delle attività

Le informazioni su ciascuna attività sono visualizzate in colonne disposte in formato di tabella.

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Accettazione o rifiuto di una richiesta Assegna team

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Se viene notificata un'assegnazione di attività tramite un messaggio di Assegna team, è possibile controllare rapidamente la propria programmazione per verificare se si è disponibili e quindi accettare o rifiutare l'assegnazione. Le attività accettate vengono aggiunte all'elenco delle attività.

  1. Aprire il messaggio di Assegna team facendo clic sull'icona della busta.

  2. Digitare un messaggio di risposta nell'area del messaggio.

  3. Accettare o rifiutare la richiesta. Per accettare la richiesta, selezionare la casella di controllo Accetta. Per rifiutare la richiesta, deselezionare la casella di controllo Accetta.

  4. Nel campo Commenti dell'attività, digitare le informazioni desiderate sull'attività.

  5. Fare clic su Invia.

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Risposta a un messaggio di Aggiorna team

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Dopo aver aggiornato il progetto, il manager del gruppo di lavoro può inviare ai membri del gruppo di lavoro un messaggio di Aggiorna team in cui vengono comunicate le modifiche che li riguardano. I membri del gruppo possono quindi inviare al manager una risposta relativa al messaggio di aggiornamento.

Note

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Risposta a un messaggio di Stato del team

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Il manager del gruppo di lavoro può inviare un messaggio di Stato del team in cui vengono richieste informazioni sullo stato delle attività assegnate. È possibile rispondere al messaggio di Stato del team fornendo le informazioni sullo stato richieste.

  1. Aprire Posta in arrivo Team.

  2. Aprire il messaggio di Stato del team facendo clic sull'icona della busta.

  3. Nei campi disponibili per la specifica del lavoro completato per un'attività, immettere la quantità di lavoro effettivo eseguito per ciascun periodo. Se sono state impiegate ore di lavoro straordinario per un determinato periodo, immettere le ore nel campo del lavoro straordinario dell'attività. Se il campo del lavoro straordinario non è disponibile, segnalare le ore di straordinario nel campo Commenti dell'attività.

  4. Nel campo Lavoro rimanente digitare il tempo stimato per il completamento dell'attività.

  5. Digitare il messaggio nella casella Messaggio.

  6. Nel campo Commenti dell'attività, digitare le informazioni desiderate sull'attività.

  7. Fare clic su Invia.

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Aggiornamento delle attività nell'elenco delle attività

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È possibile aprire le attività in corso dall'elenco delle attività, aggiornarle e salvare gli aggiornamenti senza inviarli oppure inviarli immediatamente al manager del gruppo di lavoro, che li salverà nell'elenco delle attività.

  1. Fare clic su Elenco attività.

  2. Se l'elenco delle attività contiene le attività di più progetti, selezionare le caselle di controllo dei gruppi di attività per i quali si desidera inviare gli aggiornamenti.

  3. Nei campi disponibili per la specifica del lavoro completato per un'attività, immettere la quantità di lavoro effettivo eseguito per ciascun periodo. Se sono state impiegate ore di lavoro straordinario per un determinato periodo, immettere le ore nel campo del lavoro straordinario dell'attività, se disponibile.

  4. Nel campo Lavoro rimanente digitare il tempo stimato per il completamento dell'attività.

  5. Per salvare gli aggiornamenti delle attività senza inviarli al manager del gruppo di lavoro, fare clic su Salva.

  6. Per inviare gli aggiornamenti al manager del gruppo di lavoro, fare clic su Invia.

    Verranno inviati gli aggiornamenti di tutte le attività modificate e che appartengono ai progetti selezionati nel passaggio 2, ma che non sono ancora stati inviati.

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Salvataggio delle modifiche dell'elenco delle attività

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Dopo aver modificato le attività, è possibile salvare le modifiche affinché non vengano perse.




Eliminazione delle attività dall'elenco delle attività

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  1. Fare clic su Elenco attività.

  2. Per ciascuna attività che si desidera eliminare, selezionare la casella di controllo Elimina dell'attività.

  3. Fare clic su Elimina.




Invio dello stato di aggiornamento delle attività al manager del gruppo di lavoro

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Quando si accetta l'assegnazione di un'attività inviata dal manager del gruppo di lavoro, l'attività viene spostata da Posta in arrivo all'elenco delle attività. È possibile aggiornare lo stato di avanzamento delle attività in corso nell'elenco delle attività e inviare immediatamente gli aggiornamenti al manager del gruppo di lavoro, che li salverà nell'elenco delle attività.

  1. Fare clic su Elenco attività.

  2. Se l'elenco delle attività contiene le attività di più progetti, selezionare le caselle di controllo dei gruppi di attività per i quali si desidera inviare gli aggiornamenti.

  3. Nei campi disponibili per la specifica del lavoro completato per un'attività, immettere la quantità di lavoro effettivo eseguito per ciascun periodo. Se sono state impiegate ore di lavoro straordinario per un determinato periodo, immettere le ore nel campo del lavoro straordinario dell'attività, se disponibile.

  4. Nel campo Lavoro rimanente digitare il tempo stimato per il completamento dell'attività.

  5. Fare clic su Invia.

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Modifica della password del gruppo di lavoro

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  1. Fare clic su Cambia password sulla barra delle operazioni a sinistra di Posta in arrivo Team.

  2. Nella casella Vecchia password digitare la vecchia password.

    Se non è mai stata immessa una password, non immettere alcuna password.

  3. Nella casella Nuova password digitare la nuova password.

  4. Nella casella Conferma nuova password confermare la nuova password digitando la stessa password immessa nella casella Nuova password.

  5. Fare clic su Vai.

Nota Se il manager del gruppo di lavoro esegue Posta in arrivo Web in Microsoft Project e Posta in arrivo Team sullo stesso server Web, la modifica della password in una delle caselle della posta in arrivo avrà effetto anche sull'altra casella.

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Modifica del periodo della relazione e inserimento dello straordinario

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Per impostazione predefinita, nell'elenco delle attività sono visualizzati i giorni della settimana che comprendono il periodo della relazione. Se, ad esempio, il periodo della relazione è compreso tra lunedì 30/12 e domenica 5/1, verrà visualizzata una colonna per ciascun giorno della settimana compreso nel periodo. È tuttavia possibile modificare il periodo della relazione o le unità di tempo visualizzate nell'elenco delle attività.

Sono disponibili le seguenti unità di tempo:

Importante Quando si modifica la scala cronologica, vengono eliminati tutti i valori di lavoro salvati nell'elenco delle attività.

  1. Fare clic su Elenco attività, quindi scegliere Opzioni.

  2. Nelle caselle Da e A immettere le nuove date del periodo della relazione.

    Le due date sono incluse nel periodo della relazione.

  3. Nella casella Suddiviso in fare clic sull'unità di tempo in base alla quale dovranno essere suddivise le attività nell'elenco delle attività. È possibile scegliere come unità di tempo i giorni. le settimane o l'intero periodo della durata delle attività.

  4. Selezionare il giorno della settimana in cui deve iniziare il periodo della relazione. Questa impostazione può essere utilizzata solo se il periodo è suddiviso in settimane.

  5. Se si desidera che l'elenco delle attività includa campi per l'inserimento dello straordinario, selezionare la casella di controllo Visualizza lavoro straordinario.

  6. Per salvare le modifiche, fare clic su Imposta opzioni per nuovo periodo.

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Chiusura della sessione senza uscire dal browser

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Dopo aver terminato le operazioni in Posta in arrivo Team, è possibile chiudere la sessione e tornare alla schermata di accesso.

Fare clic su Fine sessione a sinistra di Posta in arrivo Team.